Organisatie
Zoals het hoort bij een Scoutingvereniging, zijn de jeugdleden het belangrijkst bij een scoutingvereniging. Ook bij de Achille Ratti is de organisatie dus afgestemd op de beleveniswereld van de kinderen. We gebruiken daarbij zoveel mogelijk de richtlijnen van Scouting Nederland.
De Speltakken
We hebben "jeugd"-leden van 5 tot 55 jaar. Logisch dus dat deze niet allemaal bij elkaar zitten. Alle leden zijn onderverdeeld in zogenaamde Speltakken. Bij de Achille Ratti kennen we er vijf, te weten:
de Bevers, voor 5 tot 7-jarigen,
de Welpen, voor 8 tot 11-jarigen
(de Welpen hebben twee hordes,
de Yakari-horde op vrijdag en de Sionie-horde op woensdag),
de Scouts, voor 11 tot 15-jarigen,
de Explorers, voor 15 tot 18-jarigen,
de Stam, voor iedereen ouder dan 18 jaar.
(de leeftijden zijn een richtlijn)
In totaal 'spelen' in deze speltakken zo'n 100 leden. Vanaf de Bevers naar de Stam neemt de zelfstandigheid van de leden steeds verder toe en neemt de leiding een steeds kleinere rol op zich. Wil je meer weten over een specifieke speltak, neem dan een kijkje op de eigen speltak-pagina elders op deze site.
De Leiding en de Speltakraad
Iedere speltak heeft zijn leidingteam. Alle leidinggevenden vormen samen, aangevuld met contactpersonen van de Stam en de Explorers, de Speltakraad. Bij de Speltakraad ziijn ook de Groepsbegeleider en de Groepssecretaris aanwezig, zijn zitten de Speltakraad voor. De Speltakraad kan externe personen uitnodigen.
De Speltakraad vergadert ongeveer eenmaal in de zes weken. Zij beslist over alles wat de directe programma's van de speltakken aangaat: doen we mee aan carnaval, wie regelt het zomerkamp, etc. etc.
De Groepsraad & het Groepsbestuur
Behalve de speltakraad kennen we ook de Groepsraad, dit is het hoogste orgaan van de vereniging, alle beslissingen over het scoutingspel en het groepsbeleid worden dan ook in deze raad genomen.
In de Groepsraad zitten alle leidinggevenden, alle functionarissen binnen de vereniging, de leden van het groepsbestuur een vertegenwoordiger van de Stam en vertegenwoordigers van de jongere speltakken. Die laaste groep wordt vertegenwoordigd - één per speltak - door hun wettelijke vertegenwoordigers (de ouders dus).
De Groepsraad benoemt een Groepsbestuur, dit bestaat uit een groepssecretaris, een groepsbegeleider, de groepspenningmeester en de groepsvoorzitter.
Het Groepsbestuur fungeert als dagelijks bestuur van de hele groep. Beslissingen die op korte termijn moeten worden genomen worden door dit bestuur genomen. Wel moet het Groepsbestuur altijd verantwoording afleggen aan de Groepsraad.
De Groepsraad is gemachtigd om taken uit te besteden aan derden. Binnen de Ratti hebben we bijvoorbeeld besloten om de contributie-inning uit te besteden aan de Stichting Achille Ratti. Wel blijft de Groepsraad verantwoordelijk voor een goede finaciële verslaglegging en het bepalen van de hoogte van de contributie.
Andere functies en taken
Naast de leidinggevenden en bestuurders kennen we nog een heleboel functies en taken die er voor zorgen dat onze jeugdleden het scoutingspel kunnen spelen. Denk daarbij aan bijvoorbeeld materiaalbeheerders, een webmaster, de redactie van het clubblad en het klusteam. Zoals gezegd hebben al deze functionarissen een eigen stem binnen de Groepsraad.
De functies worden bekleed door - vaak wat - oudere leden, soms naast een leidinggevende functie maar vaak ook los van de leiding.
Taken
Iedere functie
eidinggevenden:
- voorbereiden / leidinggeven wekelijkse opkomsten; jaarprogramma;
groepsactiviteiten; regioactiviteiten; kampen
- contacten onderhouden met de ouders van speltakleden
- lid van de Speltak- en de Groepsraad
- lid van diverse commissies die onder de verantwoordelijkheid vallen van de
Groepsraad
- zorgdragen voor een goed beheer van de financiën van de speltak
Groepsvoorzitter:
- lid / voorzitter van de Groepsraad
- lid van het stichtingsbestuur
- extern vertegenwoordiger van de groep
- leidinggeven aan dagelijkse gang van zaken van de groep
- verantwoordelijk voor organisatorische zaken binnen de groep
Groepsbegeleider:
- lid van de Groepsraad, deelnemer aan de Speltakraad
- lid van het stichtingsbestuur
- extern vertegenwoordiger van de groep
- bevorderen deskundigheid van leidinggeven
- leidinggeven aan speltechnische zaken binnen de groep
- verantwoordelijk voor ‘personeelsbeheer’ van de groep
Groepssecretaris:
- lid van de Groepsraad, deelnemer aan de Speltakraad
- lid van het stichtingsbestuur
- extern vertegenwoordiger van de groep
- verantwoordelijk voor de administratie van de groepsraad en de
ledenadministratie
- verantwoordelijk voor het opstellen en verspreiden van de notulen en de
agenda van de Groepsraad en de Speltakraad.
Groepspenningmeester:
- lid van de groepsraad
- lid van het stichtingsbestuur
- extern vertegenwoordiger van de groep
- verantwoordelijk voor de financiële administratie van de vereniging
- verantwoordelijk voor het opstellen en verspreiden van de begroting en het financieel jaarverslag.
Het beheertechnische gedeelte
Het beheer van het vermogen – zowel financieel als goederen - van de groep wordt gedaan door het Stichtingsbestuur. Dit bestuur zorgt er voor dat het gebouw wordt onderhouden, de subsidies en contributie op tijd binnenkomen, etc. etc. Het Stichtingsbestuur bestaat uit zeven leden waaronder een voorzitter en een penningmeester. Statutair is vastgelegd dat minimaal de helft plus één van het aantal leden uit de Groepsraad moet komen. Binnen onze vereniging is bepaald dat het gehele Groepsbestuur lid van het Stichtingsbestuur is, waarmee aan die eis wordt voldaan. Naast deze leden kan het Stichtingsbestuur worden uitgebreid met externe deskundigen. De ‘extra’ leden kunnen zowel voor langere tijd als voor projecten aan het Stichtingsbestuur worden toegevoegd.
In de statuten van de stichting is opgenomen dat de belangrijkste taak van de stichting is het mogelijk maken van het Scoutingspel voor de Vereniging. Verder zijn in diezelfde statuten allerlei regels opgelegd om te voorkomen dat het belang van de vereniging Achille Ratti wordt geschaad.
Taken
Voorzitter:
- leidinggeven aan de beheersmatige zaken binnen de stichting
- het mede voorbereiden van de begroting voor het komende jaar
Penningmeester:
- het beheren van de financiën van de stichting
- het controleren van de financiën van de speltakken
- het opstellen van het financieel jaarverslag van de stichting
- het innen van de contributies
- het aanvragen van de subsidies
Leden:
- het actief meedenken over het beleid van de stichting
- het voorzitten / deelnemen aan commissies die onder verantwoordelijkheid van
de stichting vallen
- het mede-opstellen van het jaarverslag
De leden
Alle leden en officiële functionarissen die lid zijn van de Vereniging Achille Ratti zijn tevens lid van de vereniging Scouting Nederland. En zijn gedwongen aan de verplichtingen voortkomend uit dat lidmaatschap te voldoen.
De ouders
De ouders kunnen als wettelijke vertegenwoordiger van de jeugdleden (onder de 17 jaar) lid zijn van de Groepsraad. Ze praten daar mee over het beleid en de uitvoering van dat beleid door de vereniging. Als ouders lid willen worden van de Groepsraad dan moeten zij zelf hiertoe het initiatief toe nemen. Per speltak mag er één ouder in de groepsraad zitting nemen. Deze ouder wordt benoemd als speltakvertegenwoordiiger. Op het moment dat zijn/haar kind van speltak verandert dan vervalt daarmee het lidmaatschap van de desbetreffende ouder.
Behalve in de Groepsraad zijn een een aantal ouders op persoonlijke titel lid van het stichtingsbestuur en/of leidinggevende van één van de speltakken.
Verder doen zowel de stichting als de speltakken regelmatig een beroep op de ouders om te helpen bij activiteiten. Dit kan zijn hulp bij een opkomst, maar ook het meehelpen bij de kerstbakkenactie of collecteren voor Jantje Beton. Zonder de ouders is het onmogelijk om de Achille Ratti-groep draaiende te houden.
Andere functies
Diverse andere functies – zoals (materiaal)beheerder, webmaster, pr-functionaris – worden vervuld door leden, ouders of externen. Deze functies vallen onder verantwoordelijkheid van hetzij de Groepsraad, hetzij het Stichtingsbestuur, hetzij beide.